Как безопасно хранить документы с цифровой подписью
Опубликовано: 04.10.2023
Как безопасно хранить документы с цифровой подписью
Благодаря быстрому расширению цифрового бизнеса в прошлом году многие табу и возражения относительно доверия к подлинности цифровых документов были разрушены. В чрезвычайной ситуации черт мух ест, и тому, кто хотел сохранить бизнес, приходилось приспосабливаться и соглашаться на иное выполнение рабочих процедур. При этом стандарты зачастую занижаются, причем настолько, что соблюдение операций в будущем оказывается под большим вопросом.
Одним из таких примеров является замена рукописных подписей цифровыми. Действительно, многие люди начали использовать цифровую документацию, не проведя оценку рисков. Одним из таких шагов является использование контрактов с цифровой подписью, а также других документов. Вы, наверное, знаете этот процесс. Самый простой способ сделать это — экспортировать контракт из текстового редактора в формат PDF, а затем поставить его цифровую подпись в редакторе PDF-документов или в программе чтения с помощью цифрового сертификата, хранящегося на вашем компьютере. Решение действительно удобное, но далеко не адекватное. Во-первых, такая подпись не эквивалентна рукописной, а во-вторых, срок действия этого документа истечет, когда истечет срок действия цифрового сертификата.
Обеспечение долгосрочной действительности и подлинности
В Словении и на уровне ЕС квалифицированная цифровая подпись, которая эквивалентна рукописному письму, поддерживается комплексной правовой базой, от закона об электронных подписях и электронном бизнесе до постановления ЕС об электронной идентификации и трастовых услугах eIDAS. Фактически, организации в частном и государственном секторах имеют все возможности для предоставления цифровых подписей, эквивалентных рукописным, без крупных инвестиций.
А как насчет хранения документов с цифровой подписью? «Документ с цифровой подписью действителен до тех пор, пока действителен цифровой сертификат, которым он подписан», — говорит он. Роман Чрешнар,менеджер по продажам Posita. «Если вы хотите иметь постоянно действующий документ с цифровой подписью, вы должны хранить его в электронном архиве или в долговременной защищенной системе хранения, где действительность документов обеспечивается регулярной штамповкой времени в течение желаемого периода хранения».
В простейшем решении документ с цифровой подписью вручную переносится в защищенную систему электронного хранения. Подписание также может быть выполнено в документе или другой информационной системе, подключенной к защищенной системе электронного хранения. В этом случае после окончания рабочего процесса документ может быть автоматически передан в защищенное электронное хранилище, где производится штамповка времени при входе в систему. Эта первая временная метка гарантирует подлинность содержимого документа, включая действительные цифровые сертификаты. Документу снова присваивается временная метка до истечения срока действия временной метки, что сохраняет его подлинность и действительность.
Какие документы с цифровой подписью имеет смысл хранить в безопасности
По словам Романа Чрешнара, Posita хранит больше всего контрактов с цифровой подписью среди деловых документов, но они могут поставить цифровую подпись и безопасно хранить любой документ, требующий рукописной подписи.
Он тоже согласен с этим Иво Васев,менеджер по продукту платформы управления корпоративной информацией InDoc EDGE Микрокоп : «Сегодня мы подписываем в цифровой форме контракты, такие как договоры купли-продажи, банковские, страховые и другие контракты, а также трудовые договоры, а также сделки и множество других документов в различных процедурах, таких как заявки на закупку, заявки и формы или запросы на выписки из различных записей». Васев подчеркнул, что в целях обеспечения соответствия цифровой подписи и электронного хранения рекомендуется рассматривать бизнес-процессы отдельно с точки зрения рисков.
Хотя цифровая подпись документов регулируется законодательством, многое также зависит от политики компании. Оно лишь решает, как будет действовать при подписании внутренних документов, и договаривается с партнерами, как будет подписывать те документы, которые касаются их взаимоотношений. Хотя они используют для подписи квалифицированные цифровые сертификаты, которые являются единственными, которые позволяют использовать подписи, эквивалентные рукописным, имеет смысл хранить документы, подписанные таким образом, в сертифицированной безопасной системе электронного хранения. Это единственный способ гарантировать долгосрочную юридическую силу документов, подписанных цифровой подписью.